Selain itu, akta kematian permohonan tertulis dari ahli waris kepada wali kota, kepala pelaksana BPBD, salinan KTP dan KK dari orang yang meninggal dunia atau surat keterangan telah terdaftar di basis data Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Tomohon.
Kemudian memasukkan salinan kutipan akta kematian atau surat kematian. Khusus anak yang meninggal kurang dari 60 hari setelah kelahiran dan belum dilaporkan kelahirannya dan orang tuanya merupakan warga Kota Tomohon, maka perlu surat pernyataan tanggung jawab apabila di kemudian hari ada pihak lain dari keluarga yang menuntut kepada Pemkot Tomohon.
Selanjutnya salinan buku rekening bank atas nama ahli waris disertai salinan KTP satu rangkap, meterai Rp6.000 satu lembar, setoran awal minimal Rp100.000 sebagai syarat membuka rekening Bank Sulut, serta calon penerima wajib datang ke Kantor BPBD Kota Tomohon.