Rincian prosedur seperti dokumen wajib yang melampirkan rekomendasi pembebasan, salinan gift certificate atau MoU dari pemberi hibah, serta dokumen pendirian lembaga non-profit.
Kemudian memuat identitas pemohon (NPWP untuk badan), rincian jumlah/jenis/harga barang, pelabuhan pemasukan, serta detail teknis jika barang berupa kendaraan bermotor.
Terakhir, ada penelitian substansi oleh pihak Bea Cukai dilakukan paling lama 5 hari kerja setelah dokumen dinyatakan lengkap.
Selanjutnya, pemerintah akan melakukan pemantauan dan evaluasi (monitoring) secara berkala. Penerima fasilitas wajib menyampaikan laporan realisasi impor setelah barang diterima.
Jika ditemukan indikasi penyalahgunaan atau barang digunakan tidak sesuai tujuan awal (misalnya dikomersialkan), penerima fasilitas diwajibkan membayar seluruh bea masuk dan cukai yang terutang serta akan dikenakan sanksi administrasi sesuai undang-undang yang berlaku.