Masyarakat diimbau untuk bergabung 30 menit sebelum acara dimulai. Jika ruang virtual tersebut penuh, maka otomatis akan masuk dalam daftar antrean dan menunggu giliran selanjutnya.
Adapun dalam setiap sesi akan ada peserta yang ditunjuk untuk mewakili penyampaian ucapan silaturahmi kepada Ganjar. Apabila sesi berakhir, maka secara otomatis para peserta akan dikeluarkan dari meeting dan antrian berikutnya akan masuk secara otomatis.
Peserta halal bihalal virtual juga diminta memberikan identitas peserta berupa nama dan alamat dalam aplikasinya secara jelas. Saat halal bihalal virtual berlangsung, semua microphone peserta juga harus dalam posisi mute sampai dipersilahkan berbicara oleh Gubernur.
Peserta diharapkan dapat menjaga ketertiban selama acara berlangsung. Masyarakat juga tidak diperkenankan share screen atau chat saat acara berlangsung agar semua berjalan lancar.